Політика конфіденційності та обробки персональних даних

Ця Політика конфіденційності та обробки персональних даних пояснює, які персональні дані можуть збиратися під час використання сайту Microclinic, з якою метою вони обробляються, кому можуть передаватися, протягом якого строку зберігаються та які права має користувач.

Політика поширюється на персональні дані, які користувач добровільно надає через форму запису на прийом, а також на обмежені технічні дані, необхідні для коректної та безпечної роботи сайту.

Надсилаючи заявку через сайт і встановлюючи позначку про згоду з цією Політикою, користувач підтверджує, що ознайомився з її змістом та надає згоду на обробку наданих персональних даних у визначених цією Політикою цілях.

Форма на сайті призначена виключно для попереднього звернення, уточнення потреби користувача та організації запису. Вона не є засобом встановлення діагнозу, призначення лікування або надання невідкладної медичної допомоги.

Володільцем персональних даних, які надсилаються через сайт, є:

Дорошкова Тетяна Володимирівна

фізична особа — лікар

Адреса: Київ, вул. Іоанна Павла II, буд. 11

Email для звернень щодо персональних даних: microclinic.com.ua@gmail.com

Назва Microclinic використовується як назва клініки та її бренду.

Під час заповнення форми запису користувач може надати:

• ім’я
• номер телефону
• інформацію про обраного лікаря
• обрані послуги
• опис симптомів або причини звернення
• текстовий коментар
• добровільно завантажені фотографії або знімки
• іншу інформацію, яку користувач самостійно зазначає у формі

Сайт також може технічно обробляти:

• дату та час надсилання заявки
• адресу сторінки, з якої надіслано заявку
• джерело переходу на сайт, якщо воно доступне браузеру
• IP-адресу та інші обмежені технічні відомості, необхідні для захисту форми від спаму, повторних або автоматизованих запитів
• факт надання згоди
• версію Політики, з якою погодився користувач

Сайт не просить користувача повідомляти дані, які не є необхідними для розгляду звернення та організації запису.

Відомості про симптоми, стан зубів, попереднє лікування, фотографії порожнини рота, рентгенівські знімки та інші матеріали можуть містити інформацію про стан здоров’я користувача.

Такі дані надаються виключно добровільно та обробляються лише з метою:

• попереднього ознайомлення зі зверненням
• визначення відповідного лікаря або напряму консультації
• уточнення деталей перед записом
• організації комунікації з користувачем

Надсилання фотографій або знімків не є обов’язковою умовою подання заявки.

Користувач не повинен завантажувати фотографії, документи або інші матеріали третіх осіб, якщо він не має належних повноважень або іншої законної підстави для їх надання.

Персональні дані обробляються виключно для:

• отримання та розгляду звернення
• зв’язку з користувачем
• уточнення інформації, зазначеної у заявці
• визначення лікаря або напряму, який відповідає зверненню
• організації запису на прийом
• узгодження деталей майбутнього візиту
• захисту форми та сайту від спаму, зловживань і технічних атак
• виконання обов’язків, передбачених законодавством України

Дані, отримані через форму, не використовуються для автоматичного встановлення діагнозу, автоматичного призначення лікування, скорингу пацієнтів або прийняття рішень без участі людини.

Основною підставою обробки даних, наданих через форму, є добровільна та однозначна згода користувача.

Згода надається шляхом встановлення відповідної позначки перед надсиланням форми.

Користувач може не надавати згоду та не надсилати форму. У такому разі він може звернутися до клініки іншим доступним способом.

Надану згоду можна відкликати, звернувшись за адресою: microclinic.com.ua@gmail.com

Відкликання згоди не впливає на правомірність обробки, яка здійснювалася до моменту її відкликання.

Обробка персональних даних про стан здоров’я здійснюється лише в межах, необхідних для розгляду добровільно поданого звернення та організації подальшого зв’язку.

Після надсилання форми дані використовуються уповноваженими працівниками Microclinic для ознайомлення зі зверненням та зв’язку з користувачем.

Клініка може:

• зателефонувати за вказаним номером
• написати користувачу в доступному месенджері
• уточнити зміст звернення
• запропонувати відповідного лікаря
• погодити подальші дії та запис

Комунікація здійснюється лише у зв’язку з конкретною заявкою користувача, організацією запису або подальшим зверненням, яке безпосередньо випливає з цієї заявки.

Дані, надані через форму запису:

• не додаються до маркетингової бази
• не використовуються для автоматичних рекламних розсилок
• не використовуються для масових повідомлень у месенджерах
• не передаються рекламним платформам для створення рекламного профілю
• не продаються третім особам

Номер телефону може використовуватися лише для зв’язку щодо конкретного звернення, запису або пов’язаних із ним організаційних питань.

Для надсилання реклами або інформаційних розсилок у майбутньому має бути отримана окрема згода користувача.

Для технічної передачі заявки використовується Telegram-бот.

Після надсилання форми текст заявки та додані файли передаються до закритого службового чату в Telegram, доступ до якого мають лише кілька уповноважених працівників клініки.

Telegram використовується як технічний канал передачі та тимчасового зберігання звернення.

До Telegram можуть передаватися:

• ім’я
• номер телефону
• обраний лікар
• обрані послуги
• симптоми
• коментар
• фотографії або знімки
• дата і час надсилання
• ідентифікатор заявки
• факт надання згоди

Передавання даних через Telegram не означає, що клініка надає Telegram право використовувати зміст заявки для власної реклами або маркетингових цілей.

Доступ до заявок мають лише уповноважені працівники Microclinic, яким така інформація необхідна для:

• розгляду звернення
• визначення відповідного лікаря
• зв’язку з користувачем
• організації запису
• технічного забезпечення роботи форми

Працівники не повинні використовувати отримані відомості для особистих цілей, передавати їх стороннім особам або поширювати поза межами, необхідними для роботи із заявкою.

Доступ до закритого службового чату має бути обмежений актуальним переліком уповноважених осіб.

Заявки, отримані через сайт, не зберігаються:

• в окремій базі даних сайту
• у Google Sheets
• у системі email-розсилок
• у рекламній або маркетинговій базі
• у CRM, якщо така система окремо не буде впроваджена та описана в оновленій Політиці

Після успішної передачі заявка зберігається в закритому службовому чаті Telegram протягом обмеженого строку.

Застосовуються такі строки:

• якщо користувач не записався на прийом — заявка видаляється не пізніше ніж через 90 днів після останнього спілкування
• якщо візит відбувся — повідомлення із заявкою видаляється з Telegram не пізніше ніж через 30 днів після візиту
• якщо користувач звернувся з обґрунтованою вимогою про видалення — дані видаляються раніше, якщо відсутня законна підстава для їх подальшого зберігання

Зазначені строки стосуються саме заявки, надісланої через сайт, та повідомлень у Telegram.

Медична документація, яка може створюватися окремо після фактичного звернення та початку надання медичної допомоги, не є частиною заявки із сайту та обробляється відповідно до окремих вимог законодавства й внутрішніх правил медичної практики.

Під час надсилання фотографії та знімки можуть тимчасово завантажуватися на сервер виключно для їх перевірки, технічної обробки та передачі до Telegram.

Після успішної передачі:

• тимчасові копії видаляються із сервера
• файли не залишаються у відкритій папці сайту
• для них не створюється постійне публічне посилання
• вони не зберігаються в базі даних сайту
• вони не використовуються для реклами, навчання моделей або інших сторонніх цілей

Якщо передача не відбулася, тимчасові файли видаляються після завершення невдалої операції або, у винятковому випадку технічного збою, не пізніше ніж через 24 години.

Під час технічної оптимізації зображень можуть видалятися EXIF-метадані, зокрема дані про пристрій або геолокацію, якщо вони не потрібні для розгляду звернення.

Для захисту персональних даних застосовуються розумні організаційні та технічні заходи, зокрема:

• передача даних через захищене HTTPS-з’єднання
• обмеження доступу до серверного обробника форми
• зберігання технічних ключів і токенів поза клієнтською частиною сайту
• перевірка типу та розміру завантажених файлів
• захист від автоматичних і повторних запитів
• обмеження доступу до службового Telegram-чату
• видалення тимчасових файлів
• недопущення потрапляння змісту заявки до відкритих технічних журналів

Користувач має право:

• знати про джерела збирання, місцезнаходження та мету обробки своїх персональних даних
• отримувати інформацію про умови доступу до персональних даних
• знати, кому передаються або можуть передаватися його дані
• отримати підтвердження того, чи обробляються його дані
• отримати доступ до своїх персональних даних
• вимагати виправлення неточних або застарілих даних
• вимагати видалення даних, якщо вони обробляються незаконно або більше не потрібні
• відкликати надану згоду
• заперечувати проти обробки у випадках, передбачених законодавством
• звернутися зі скаргою до Уповноваженого Верховної Ради України з прав людини або до суду
• знати механізм автоматичної обробки даних, якщо такий механізм застосовується

Для реалізації своїх прав користувач може звернутися на: microclinic.com.ua@gmail.com

У зверненні необхідно зазначити достатню інформацію, щоб клініка могла ідентифікувати відповідну заявку. З метою захисту даних може бути запитано додаткове підтвердження особи.

Для виправлення, уточнення або видалення персональних даних користувач може надіслати запит на: microclinic.com.ua@gmail.com

У запиті бажано зазначити:

• ім’я
• номер телефону, вказаний у заявці
• приблизну дату надсилання
• суть вимоги

Запит розглядається у строк, передбачений законодавством України.

Якщо існує законна підстава для тимчасового продовження зберігання окремої інформації, користувачу буде повідомлено про це в межах відповіді на його звернення.

Заявку щодо неповнолітнього пацієнта має подавати один із батьків або законний представник, зазначаючи власні контактні дані.

Батько, мати або законний представник відповідає за правомірність надання інформації про неповнолітнього та за надання фотографій або знімків.

Сайт не призначений для самостійного надсилання медичної інформації малолітніми особами.

На дату набрання чинності цією Політикою сайт не використовує Google Analytics, Meta Pixel або інші сторонні рекламно-аналітичні сервіси для аналізу даних, введених користувачем у форму запису.

Сайт може використовувати технічні механізми, необхідні для:

• коректної роботи сторінок
• захисту форми
• запобігання повторним або автоматизованим заявкам
• забезпечення безпеки з’єднання

Такі технічні дані не повинні використовуватися для створення рекламного профілю користувача.

На сторінці сайту з контактною інформацією використовується вбудована карта Google Maps (iframe). Це технічний сторонній сервіс, який дає змогу відобразити розташування клініки; він не пов’язаний з формою запису та не отримує дані, введені користувачем у форму. Google може встановлювати власні технічні cookies під час завантаження карти відповідно до своєї політики конфіденційності, на яку сайт Microclinic не впливає.

Під час заповнення форми запису окремі введені дані (ім’я та номер телефону) тимчасово зберігаються в межах браузера користувача (технологія sessionStorage) виключно для того, щоб чернетка заявки не втратилася у разі випадкового перезавантаження сторінки. Ці дані залишаються лише в браузері користувача, автоматично нікуди не надсилаються та видаляються після успішного надсилання заявки або закриття вкладки браузера.

Якщо в майбутньому буде підключено Google Analytics, Meta Pixel, Google Tag Manager або інший аналітичний чи рекламний сервіс, ця Політика має бути оновлена до початку його використання.

До аналітичних систем не повинні передаватися:

• ім’я
• номер телефону
• текст коментаря
• симптоми
• медична інформація
• фотографії або знімки
• назви завантажених файлів
• зміст заявки

Політика може оновлюватися у разі:

• зміни роботи форми
• підключення нових технічних сервісів
• зміни способу передавання або зберігання заявок
• зміни складу даних
• зміни законодавства
• зміни контактної інформації володільця даних

Актуальна версія публікується на сторінці: /privacy/

На сторінці зазначаються номер версії та дата набрання нею чинності.

Якщо зміни істотно впливають на спосіб обробки даних, нова редакція застосовується до нових заявок після її публікації та надання користувачу можливості ознайомитися з нею.

З питань, пов’язаних із цією Політикою, обробкою, виправленням або видаленням персональних даних, можна звернутися:

Дорошкова Тетяна Володимирівна

фізична особа — лікар

Адреса: Київ, вул. Іоанна Павла II, буд. 11

Email: microclinic.com.ua@gmail.com